¿Qué es DesignOps y cómo puede ayudar a un equipo de Experiencia?

¿DesignOps? ¿Qué es eso? 👀

Puedo adelantarte que es una disciplina o un mindset que todos podemos implementar en los equipos de experiencia, pero primero revisemos si donde nos encontramos vemos estos obstáculos:

1. A nivel de ecosistema:

El equipo de UX solía ser invisible, relegado al rol de "tomadores de pedidos", una etiqueta que evitamos en diseño.
Escasa integración con perfiles estratégicos, lo que limitaba la influencia del equipo UX en la toma de decisiones clave.
Los perfiles contratados por Recursos Humanos no se alineaban con las necesidades reales del equipo, causando desajustes entre expectativas y roles.

2. A nivel de marcos ágiles:

Desconexión entre las metodologías ágiles utilizadas por el equipo de producto y las que seguía UX.
Falta de visibilidad del proceso UX dentro del equipo, lo que dificultaba la comprensión y colaboración.
Deficiencias en habilidades blandas, generando trabajo en silos y poca comunicación efectiva entre los distintos perfiles.

3. A nivel de equipo:

Falta de claridad en las expectativas del negocio, los líderes y los roles individuales.
Ausencia de un repositorio centralizado para almacenar información clave, como investigaciones, herramientas, y playbooks.
Onboarding insuficiente, lo que retrasaba la integración de nuevos miembros en el equipo.
Diversidad de metodologías de trabajo sin un estándar común, lo que dificultaba la optimización y homologación de los diseños.
Falta de un sistema de diseño que asegurara la consistencia visual y de experiencia, respetando la identidad gráfica de la organización.
Problemas de comunicación y documentación. Los resultados y métricas se presentaban de manera inconsistente, y la documentación, cuando existía, variaba según el diseñador.
No hay un plan de carrera definido lo que genera desmotivación en el equipo al no tener una meta de crecimiento definida.

Si te identificas con estos problemas, es hora de hablar de DesignOps, una práctica diseñada para abordar estos desafíos y muchos más.

¿Qué es Design Ops?

Design Ops (Design Operations) es una disciplina que busca optimizar, escalar y gestionar los procesos de diseño dentro de una organización. Al igual que DevOps en desarrollo de software o ProductOps en gestión de productos, DesignOps mejora la eficiencia y la coordinación de los equipos de diseño. Su objetivo es permitir que los diseñadores se concentren en la parte creativa, mientras que las operaciones y los procesos sean más fluidos y estructurados en manos de perfiles responsables de que esto suceda.

Habilidades Clave en DesignOps

Resiliencia: Los profesionales de DesignOps son promotores del cambio dentro de la organización, creando puentes de comunicación y resolviendo problemas. Su objetivo es inculcar esta mentalidad dentro del equipo de diseño y en toda la organización. Finalmente es un Mindset de cambio, que se traduce en un perfil resolutivo.
Comunicación efectiva: Es esencial interactuar con distintos perfiles, desde colaboradores hasta gerentes y stakeholders.
Gestión de proyectos: Aspectos fundamentales como definir objetivos claros a fin de lograr resultados específicos y medibles, saber planificar roadmaps a nivel de equipo y de gerencia, controlar el alcance para evitar desviaciones, asignar responsabilidades de cada miembro del equipo si lo hubiere, identificar y mitigar riesgos potenciales optimizando el uso de los recursos disponibles.
Adaptabilidad: Ser flexible ante cambios inesperados, supervisar el progreso y ajustar según sea necesario.
Documentación y facilitación: Vas a tener que vender las ideas a un equipo y a otros equipos transversales del ecosistema, por lo que es vital tener una buena documentación de iniciativas mostrando métricas de impacto donde se vea el beneficio de esta disciplina. En otros casos, el Design Ops también facilita reuniones de equipo, ayudando a los managers en esta tarea.

¿Quién implementa DesignOps?

En primer lugar, todo el equipo debe adoptar el mindset de DesignOps, ya que se trata de un esfuerzo colaborativo.

La organización puede formalizar esta disciplina creando un área específica de DesignOps o asignando perfiles que combinen este rol con otras responsabilidades. Estos perfiles serán los encargados de ejecutar las iniciativas previamente planificadas en un backlog.

Es fundamental que el responsable de DesignOps trabaje estrechamente con los Managers, quienes tienen una visión clara de las necesidades y desafíos del equipo. Ellos marcarán las prioridades, dado que poseen la información clave sobre los "dolores" del equipo. Al igual que en UX, donde el usuario final es el centro, en DesignOps el "usuario" es cualquier miembro del equipo de experiencia.

El equipo de DesignOps debe definir y rastrear métricas clave como la satisfacción, adopción y eficacia de las iniciativas. Esto implica dedicar tiempo a medir, contrastar y ajustar las soluciones, que pueden no ser siempre herramientas tecnológicas, sino también mejoras en documentación o procesos. Al igual que en el diseño, la iteración es esencial: se lanzarán soluciones de manera incremental, desechando aquellas que no funcionen según las métricas. Lo más importante es medir lo que realmente importa para asegurar mejoras continuas y efectivas.

Funciones del DesignOps

Estandarizar procesos: Crear y mantener procesos y herramientas (soluciones) que permitan a los equipos de diseño trabajar de manera más eficiente, reduciendo fricciones y mejorando la colaboración entre colaboradores del equipo de experiencia y otras áreas (como desarrollo, producto, o marketing).
Gestión de herramientas y recursos: Selecciona y gestiona las herramientas de diseño (como Sketch, Figma, Adobe XD), asegurando que los equipos tengan lo que necesitan para ser productivos, incluyendo temas de licencias y permisología. También se encarga de la creación y mantenimiento de sistemas de diseño que aseguran consistencia en los productos. En algunos casos pueden ayudar a manejar el presupuesto del equipo, testear nuevas herramientas y comprar las mismas.
Colaboración entre equipos: Facilita la comunicación y colaboración entre equipos multidisciplinarios (como desarrolladores, gerentes de producto y marketing). Es responsable de mejorar los flujos de trabajo, asegurando que los proyectos se desarrollen sin obstáculos.
Escalabilidad: Ayuda a escalar el equipo de diseño a medida que la empresa crece, creando estructuras y procesos que permitan mantener la calidad del diseño en grandes organizaciones.
Gestión del talento y cultura: Ayuda a fomentar un ambiente de trabajo saludable que permita fidelizar a los perfiles con la organización, facilitando la contratación de nuevos diseñadores (en algunos casos puede hacer entrevistas y trabajar de modo colaborativo con RRHH), indaga sobre capacitación contínua que el equipo de experiencia requiera y ayuda con soluciones al equipo para que su trabajo sea más eficiente, evitando Burnout.
Es un apoyo a los Managers de Diseño y Producto: Está muy lejos de reemplazar su trabajo, lo que hace es tener más cercanía con el equipo y facilitar aspectos fundamentales requeridos en ambas direcciones.

Beneficios Clave de DesignOps

Mejora la eficiencia al estandarizar procesos y optimizar el uso de herramientas.
Aumenta la calidad del diseño al asegurar la consistencia en los productos a través de sistemas de diseño.
Facilita la colaboración entre diferentes departamentos, eliminando silos de comunicación.
Ayuda a escalar el equipo de diseño sin perder calidad ni velocidad.

En resumen, DesignOps es esencial para organizar los flujos de trabajo, gestionar herramientas y facilitar la colaboración dentro del equipo de diseño, permitiendo a los diseñadores concentrarse en lo que mejor saben hacer: crear productos de alta calidad.

Nota final: 🤓 Te puede pasar lo que me sucedió a mí, que desde 2019 estuve diseñando herramientas y buscando modos de hacer el trabajo más eficiente. Muchas veces me llegaron a decir herramientitis pero justo cuando descubrí y adquirí conocimientos en Design Ops me dí cuenta que diseñaba herramientas para proyectos y esto era muchísimo más: hay iniciativas que impactan no solo al equipo de experiencia sino también a las personas dentro de una organización.

Mi agradecimiento especial a REpensar Perú 💜 Donde pude adquirir de modo formal estos conocimientos, y donde pude ser mentora y luego facilitadora en la Edición 007. Pienso que hoy día, esto no solo puede ser disciplina sino un skill importante en cualquier rol a nivel de experiencia. Tener estos conocimientos es un plus dentro de cualquier equipo de diseño, la tarea será evangelizar y socializar. Nos vemos en el próximo artículo. ;)