Estima tus Iniciativas UX

Comienza un nuevo sprint y tú, el único UX del equipo, estás refinando junto a los desarrolladores las Historias de Usuario (HU). Revisan una a una, y al final, escuchas números como en un bingo. Sumas el resultado y solo sabes que, cuanto más alto es el número, más complicado será el desarrollo.

Preguntas a tu Scrum Master si puedes participar, y te responde: "Obvio que sí". Pero inmediatamente agrega: "Estamos estimando el esfuerzo que le tomará al equipo de desarrollo completar cada historia", y te das cuenta de que tu trabajo no está siendo considerado. Entonces, te preguntas: ¿Qué pasa con mi esfuerzo? ¿El trabajo de UX no cuenta?

Aceptas la situación sin hacer comentarios, sabiendo que tienes varias iniciativas UX que también deben desarrollarse en el sprint. Crees que podrás hacerlo todo a tiempo. ¿Te suena esta escena?

Pues bien, hay tres problemas principales cuando no estimas tus historias desde UX o no visibilizas tu esfuerzo al resto del equipo:

Percepción Errónea: El equipo podría pensar que lo que haces es fácil, ya que siempre dices "sí" a todo.
Rol de Tomador de Pedidos: Corres el riesgo de convertirte en alguien que solo cumple órdenes, en lugar de un diseñador estratégico.
Pérdida de Calidad: Al no tener tiempo suficiente, podrías dejar de lado tareas críticas del proceso de diseño, afectando la calidad de tus entregables y la experiencia del usuario.

Como bien dice Alan Cooper: "Lo más importante cuando eres UX o Product Designer es tener claro el valor de tu trabajo". Peter Morville nos recuerda que un producto digital debe ser: "Útil, usable, encontrable, creíble, deseable, accesible y valioso". Para lograrlo, es crucial seguir una metodología que te ayude a alcanzar tus objetivos, y parte de ello es estimar correctamente tus iniciativas y acompañarlas de una buena propuesta de valor.

Consecuencias de No Estimar Tus Iniciativas

No estimar tus iniciativas puede llevar a saltarse fases vitales como:

Propuesta de Valor: Sin una propuesta clara de qué gana el negocio y el usuario, podrías diseñar un producto que no resuelve el dolor principal de los usuarios.
Testeo con Usuarios: Cumplir con los tiempos del equipo podría hacer que descuides la validación con usuarios finales.
Sobrecarga de Trabajo: Decir "sí" a todo incrementa tu carga laboral, lo que podría afectar la calidad de tus entregables, tu vida personal y cómo te perciben tus compañeros y líderes.

Mostrar el valor del UX en el negocio es esencial. Nadie sabrá lo que haces si no lo visibilizas. Debes explicar y desglosar en detalle tus tareas para que el negocio y el usuario final comprendan los beneficios.

La Importancia de Estimar en el Sprint

Estimar es esencial para saber con cuántas tareas puedes comprometerte en un sprint. Debemos medir la dificultad para trabajar sin estrés y evitar comprometer la calidad.

Como UX, puedes participar activamente en todas las ceremonias ágiles, comenzando por generar un cambio en los refinamientos. Visibiliza lo que estás haciendo y cuánto esfuerzo representa para ti cada HU. Piensa en el esfuerzo, no solo en horas de trabajo.

Si eres el único UX, revisa cuánto tiempo te lleva cada iniciativa. Si trabajas en un equipo, definan en conjunto el peso de cada HU considerando:

Especialización: Si hay diferentes especialidades, como UX y UI, el esfuerzo puede variar.
Seniority: El tiempo que tarda un junior versus un senior no es el mismo, por lo que se debe definir una media acordada.
Conocimiento del Negocio: Una persona nueva en la empresa necesitará más tiempo para completar una iniciativa que alguien con mayor experiencia.

¿Cómo Hacemos la Estimación?

Pueden existir otras manera, pero a mi me ha funcionado usar pivotes de Referencia. Ya. Pero ¿qué es un pivote? es una HU o tarea del backlog que se analiza en conjunto con el equipo para definir un peso estimado. Será la unidad de medida para comparar el nivel de complejidad de futuras iniciativas. Entonces, hay que definir un pivote de referencia para cada tarea UX que tengas.

Establece categorías por especialidad (UX, UI, Content, Research) y asigna un nivel de dificultad, ya sea por tallas (XS, S, M, L, XL) o usando la escala de Fibonacci.

Recuerda que puedes ajustar el peso de las iniciativas con el tiempo, y la medida del tiempo será un dato para tí y tu equipo que no debemos visibilizar al negocio. A medida que ganes experiencia, trabajarás más rápido o considerarás más detalles al estimar.

Te dejo un ejemplo que usé en algún momento con la escala de Fibonacci (cada postit de color representa un pivote de referencia):

Hora de Estimar

La estimación se realiza en una ceremonia llamada pre-planning o refinamiento. El Scrum Master o Facilitador Agile te ayudará a organizar al equipo para estimar las HU’s a nivel UX.

Usa la escala de Fibonacci o tallas de camisas para asignar un valor a cada iniciativa. Este número puede discutirse y llegar a un consenso, o establecer una media para agilizar el proceso.

Visibiliza el número o talla estimada en la HU y en tu board de avance (Trello, Jira). De esta manera, todo el equipo se involucra en el éxito o fracaso de la misma.

Recomendaciones Adicionales

Comprométete con lo Realista: No sobrecargues tu capacidad. Un retraso podría afectar a todo el equipo.
Registra tu Capacidad: Lleva un registro de tu capacidad o la de tu equipo a lo largo de los sprints. Esto te permitirá medir tu trabajo de manera eficiente.

Como recurso adicional, te comparto un enlace a una hoja de cálculo en Excel donde podrás registrar los puntajes de cada sprint. Después de al menos cuatro sprints, esta herramienta comenzará a reflejar con precisión la capacidad de tu equipo. El objetivo es que estas herramientas ayuden al equipo de diseño de producto a comprender mejor los esfuerzos implicados en UX y cómo se distribuyen a lo largo del tiempo.

Mide y Ajusta: A medida que acumules sprints, podrás definir con mayor precisión la capacidad tuya y de tu equipo.

LO QUE GANAS ESTIMANDO EN UX:

Mayor Visibilidad: Trabajas de manera más sistemática y das visibilidad a lo que haces.
Conocimiento de Límites: Mides tus capacidades y conoces tus límites, permitiéndote pedir ayuda cuando sea necesario.
Onboarding Eficiente: Un sistema de estimación y pivotes de referencia facilita la integración de nuevos miembros al equipo.

Este artículo lo escribí en base a mi experiencia personal como Product Designer y luego se volvió parte de mi kit para proyectos como DesignOps. Visibilizar estos procesos ayuda a comunicar el valor de lo que haces como UX y recuerda: la tarea de evangelización nunca termina.